リモートワークや業務効率化によってオンラインコミュニケーションを導入する企業が増えています。
一方で、「なかなかオンラインコミュニケーションが自社で浸透しない」などの課題を抱えている企業も少なくないのではないでしょうか。
そこで、本記事では、オンラインコミュニケーションを活性化させるために必要な基本知識や活性化させるコツを丁寧に解説しています。
最後には、おすすめのツールだけではなく、各業界で注目されているメタバースを利用したコミュニケーションツールについても紹介します。
ぜひ本記事を読んで、企業のオンラインコミュニケーションの活性化につなげてください。
オンラインコミュニケーションとは？
オンラインコミュニケーションとは、インターネットを利用してほかの人とコミュニケーションを行うことです。
最近、各企業がリモートワークに力を入れるようになり、オンラインコミュニケーションの重要性は年々上がっています。
オンラインコミュニケーションには、メールやチャットなど文章でやりとりするテキストコミュニケーション。
電話やLINEなどの通話アプリで連絡をとりあうボイスコミュニケーションがあります。
また、リモート会議のときに使用するZOOMなどの画面越しで会話するビデオコミュニケーションもリモートワークの増加によって重要視されているオンラインコミュニケーションの1つです。
オンラインコミュニケーションを活性化させるコツ
オンラインコミュニケーションを活性化させるコツを知ることで、新しいツールを導入しなくても、自社のオンラインコミュニケーション活性化につなげられます。
以下2つがオンラインコミュニケーションを活性化させるコツです。
- 業務連絡以外の雑談などにも使う
- 言葉だけでなく図や動画で伝える
業務連絡以外の雑談などにも使う
オンラインコミュニケーションを活性化させるコツの1つとして、オンラインでのコミュニケーションを業務連絡以外でも使うというのがあります。
業務連絡だけの利用だと、相手に送る内容が業務に関係あるかどうか確認して送らなくてはならないので、オンラインでのコミュニケーションをする回数は減ってしまいます。
仕事とは関係ない会話をオンライン上で行うことで、オンラインでコミュニケーションをするハードルを下げることが可能です。
例えば、リモートでランチ会をするなど、業務とは関係ないイベントを開くことでオンラインコミュニケーションの活性化が狙えます。
言葉だけでなく画像や動画で伝える
テキストやボイスだけでは相手に伝わる情報には限界があり、うまく伝わらず、トラブルにつながってしまいます。
言葉だけだと伝わりづらい内容は画像や動画を活用することで相手に具体的なイメージを持たせることができ、お互いの認識のズレが発生しづらくなります。
またテキストの場合、絵文字やスタンプを使うことで、相手に自分の気持ちが伝わりやすくすることも可能です。
オンラインコミュニケーションのメリット
オンラインコミュニケーションを活性化させるには、オンラインコミュニケーションについて詳しく知る必要があります。
メリットが把握できれば、オンラインコミュニケーションを活性化させるヒントが見つかるでしょう。
オンラインコミュニケーションのメリットは以下3つが挙げられます。
- 記録が残るので後から確認できる
- 情報の共有が簡単にできる
- すぐに連絡できる
記録が残るので後から確認できる
オンラインでコミュニケーションを取ることで、やりとりした内容を後から確認できるようになります。作業を中断してメッセージを確認する必要がなく、自分のキリの良いタイミングでメッセージを確認、連絡が可能です。
連絡する側も、相手の手を止める心配をしなくていいので、気軽にメッセージを送ることができます。
情報の共有が簡単にできる
オンラインコミュニケーションであれば、1回の連絡で複数人にメッセージを送ることが可能なので、1人ずつに話しかける必要はありません。
また、テキストだけでなく、資料や画像、動画なども共有できるので、言葉では伝わりにくい内容も簡単に共有できます。
一斉に情報を共有することで、連絡にかける時間が大幅に減り、業務の効率化につながります。
すぐに連絡できる
ビジネスシーンにおいて、急な用事が入ってしまうことも少なくないでしょう。
オンラインコミュニケーションであれば、緊急性が高い情報を伝えたい時にすぐ連絡できるので、トラブルを未然に防ぐことも可能です。
通話アプリを利用したボイスコミュニケーションだけでなく、電車内やオフィスの中などの声を出しづらい場所でもメールやチャットなどのテキストコミュニケーションを使えば、相手にすぐ連絡できるのもメリットの1つです。
オンラインコミュニケーションのデメリット
オンラインコミュニケーションのデメリットを事前に把握しておけば、オンラインコミュニケーションで生じる課題を未然に防ぐことができます。
デメリットについても詳しく解説していますので、自社のオンラインコミュニケーションの活性化にお役立てください。
オンラインコミュニケーションのデメリットは以下2つです。
- 相手の感情や意図がわかりづらい
- 対面で話すよりもテンポが悪い
相手の感情や意図がわかりづらい
オンラインコミュニケーションの場合、相手の表情が見えないことが多いので、相手に誤解を与えてしまう可能性があります。
ビジネスシーンではテキストのみのやりとりだと、冷たい印象を与えてしまうことが多いので、言葉選びには注意が必要です。
状況に応じて、ZOOMなどの相手の顔が見えるビデオコミュニケーションを利用することで、円滑にコミュニケーションを進めることが大切になってきます。
対面で話すよりもテンポが悪い
オンラインでコミュニケーションをすると、会話のテンポが遅くなってしまいます。テキストだけだと、文字を打つのに時間がかかってしまうので、対面で話すよりも会話のテンポは遅くなります。
また、ビデオコミュニケーションの場合も、自分の言葉が相手に伝わるまでに少しだけ遅延があるので、ほかの人と言葉が被ってしまったり、言葉が被るのを気にして変な間が発生してしまいます。
緊急性が高い連絡や、早く返信が欲しい場合は電話などのボイスコミュニケーションを活用しましょう。
オンラインコミュニケーションを活性化させるツールを3つ紹介
オンラインコミュニケーションを活性化させるには、ツールを導入するのが効果的です。しかし、闇雲にツールを導入しても意味がありません。
どのツールが自社にとって効果的かを把握する必要があります。
オンラインコミュニケーションを活性化させるおすすめのツールを3つ紹介しているので、ツール選びの参考にしてください。
Microsoft Teams
ExcelやPowerPointなどで有名なMicrosoftが提供するMicrosoft Teamsはチャット機能やビデオ通話、スケジュール管理などチームで活動する際に必要な機能が一通り揃っているのが特徴のオンラインコミュニケーションツールです。
ExcelやPowerPoint、Wordで作成した資料を共同で編集できたり、チャットグループを作成することで、チーム別で業務を進めることができます。
オンラインコミュニケーションツールを導入したことがない場合であれば、Microsoft Teamsをオススメします。
本格的に活用するのであれば有料のサービスとなってしまいますが、無料版もリリースされているので、一度試しで使ってみるのもいいでしょう。
Discord
Discordは元々、ゲーマー向けのコミュニケーションアプリとしてリリースされました。
しかし、使い勝手の良さや音声の質の高さからビジネスで利用されることが徐々に増え始めているオンラインコミュニケーションツールの1つです。
また、ZOOMのように、会議に参加するたびにURLを共有する必要がなく、設定したルームに入るだけでオンラインで会話ができるようになっています。
音声の質が高く、人の声が聞き取りやすいのでスムーズなコミュニケーションが実現可能です。
ほかにもさまざまなビジネスシーンで役に立つ機能が充実しています。
V-air Office（株式会社Urth）
株式会社Urthが提供する「V-air Office」はメタバース技術を利用した法人向けバーチャルオフィスです。
バーチャルオフィスと聞くと、活用が難しいと思われがちですが、V-air OfficeはURLをクリックするだけでVR空間に入ることができ、誰でも使いやすいようになっています。
空間内に入れば誰でも気軽にコミュニケーションを取れることや、顔を見ながら話せたりと現実と同じようなコミュニケーションが可能です。
また、V-air Officeの設計を建築士が勤めているのも大きな特徴です。
建築士の設計により、人と人が自然と出会う導線設計になっているため、会話が生まれやすいです。
V-air Officeは従来のオンラインコミュニケーションツールにはない機能が豊富なので、今までツールを導入してもなかなか上手くいかなかった企業におすすめのツールです。
まとめ
オンラインコミュニケーションは、連絡した内容を後から確認できたり、情報共有がスムーズにできたりと、社内のコミュニケーションをより活性化させることが可能です。
しかし、実際に会って話すわけではないので、顔が見えなかったり、会話のテンポが遅くなってしまいます。
近年、注目され始めているメタバース技術を利用したバーチャルオフィスはそのようなオンラインコミュニケーションのデメリットを解消できるツールとして活用されています。
今後はさらにバーチャルオフィスを活用する企業が増えてくるでしょう。
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