オフィスのDX化とは？流行りのメタバース導入も紹介！
近年、各企業で業務のDX化を目指す動きが増えています。
DXとは「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」の略。
人が手作業でやっていたアナログな業務にデジタル技術を導入するだけでなく、デジタル化による組織改革や業務の革新的なイノベーションを目指した取り組みのことを意味します。
そこで、現在注目され始めているのがメタバース（仮想空間）技術を利用したオフィスのDX化です。
オフィスのDX化はメタバースの導入以外にも、書類の電子化やクラウドでの入退管理など多くのサービスが存在します。
しかし、変化の激しいIT業界において、オフィスをDX化することで得られるメリットや、どの企業のサービスを導入すればいいか分からないという方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、オフィスをDX化することで得られるメリット3つと、メタバース技術を利用したサービスを含めたDX化の種類とそれを導入できる会社について紹介する内容となっています。
本記事を読んで、ぜひ自社のDX化に役立ててください。
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オフィスをDX化するメリット
メタバース技術によりオフィスそのものをDX化することが可能になりました。
メタバースとは、仮想空間のことで、バーチャルオフィスとしての利用だけでなく、デパートなどの商業施設など様々な形で活用されています。
オフィスのDX化を目指すうえで、無視できないのがオフィス業務のDX化です。
オンラインでもオフィス業務を行えるようにならないと、オフィスのDX化の実現はむずかしく、先にオフィス業務のDX化を進める必要があります。
オフィス業務は直接会社の利益を生み出すことが無いため、どれだけ費用をかけずに効率よく業務を遂行するかが求められます。
オフィス業務も含めて、オフィスをDX化するメリットについて見ていきましょう。
オフィスをDX化するメリットとしては
- 業務の効率化
- コストの削減
- 働き方改革の促進
が挙げられます。
以上3つのメリットについて具体的に説明します。
業務の効率化
オフィス業務は、定型的な業務が多く、ITツールを導入すれば、比較的早い段階で業務の自動化を実現できます。
各種書類の電子化だけでなく自動発行をできるようになり、全ての手続きをオンライン上で行うことも可能です。
また、メタバース技術を利用したバーチャルオフィスであれば、場所を選ばず気軽に会議を行うことができます。
情報の共有もしやすく、話し合いがスムーズに進むので業務の効率化につながります。
コストの削減
オフィス業務を効率化できれば、少数の社員で業務を回すことも可能です。
オフィス業務のリソースを減らすことができれば、人件費を抑えられるだけでなく、営業や開発といった会社の主要部門に力を入れることができます。
また、メタバース技術を利用すれば、実際にオフィスを持たずに仕事ができるので、オフィスにかかる賃料や管理費などの維持費を大幅に削減できるでしょう。
働き方改革の促進
オフィスをDX化することで、会社内の働き方改革の促進にもつながります。
定型的な業務を自動化することによって、その業務を担当していた社員をほかの業務に回すことができます。
業務体制が整えば、社員側の負担も減り、働き方の改善につながります。
メタバースオフィスの導入ににより在宅ワークが可能になれば、子育て中の社員や、社員が遠方にいても業務ができるので、社員が希望する勤務形態に柔軟に対応できるでしょう
DX化の種類とDXツールを提供している会社
オフィスをDX化するときには、DX化の種類を把握しておく必要があります。
それぞれの企業が抱えている課題によって、どの種類のDX化を導入すれば効果的かが変わってくるからです。
DX化の種類の例として
- オフィスのメタバース化
- 書類の電子化
- クラウドの入退管理
が挙げられますので、導入できる会社も含めて説明していきます。
オフィスのメタバース化
オフィスのメタバース化は、オフィスを現実世界ではなく、メタバース（仮想空間）上に設置することを指します。
一般的には「バーチャルオフィス」といわれ、インターネット環境とPCやスマホがあれば、現実のオフィスと同じように社員同士で気軽に話すことができたり、業務を進めることができます。
オンライン上で業務が完結するので、社員の行動をデータ化しやすく、より効率的な経営戦略を立てることも可能です。
V-air (株式会社Urth)
株式会社Urthの「V-air」は法人向けに開発されたバーチャルオフィスです。
アプリを入れる必要がなく、Web上からURLのみでアクセス可能で、操作ガイドも画面上に表示されるため、電子機器に慣れていない方でもすぐに利用できます。
アバター同士で会話できるほかに、現実世界と同じように顔を見せながらの会話も対応可能です。
画像やテキストだけでなく、3Dデータも共有できるので、言語化しづらい情報を説明するのに適しています。
書類の電子化
書類を電子化できれば、わざわざ紙の書類を持ち運ばなくて済みます。
オンラインで保存することも可能になるので、データの共有がスムーズになります。
オフィスをDX化するうえで、書類の電子化は必須の条件といえるでしょう。
ジェイ・アイ・エム
株式会社ジェイ・アイ・エムは紙文書の電子化や紙の情報を電子データに変換するサービスを提供しています。
ジェイ・アイ・エムは紙で保存された大量の記録をデータ化するだけでなく、申請書や帳票などの手続きの多い書類を効率化する電子帳票サービスにも対応しています。
クラウドの入退管理
社員の入退記録をクラウドで管理することで「いつ」、「誰が」オフィスに入退したかをすぐに確認できるようになります。
勤務時間を自由に決められるフレックスタイム制を導入する企業が増えたことによって、社員の入退管理が複雑になってしまいました。
クラウドの入退管理システムを導入すれば、出退勤時間がバラバラな会社でも社員の出社状況を随時確認できるので、入退管理の複雑さを解消します。
bitlock PRO（株式会社ビットキー）
株式会社ビットキーのbitlok PROは、特別な工事は必要なく、ドアの鍵の部分に装着するだけで使用できます。
オートロック機能のほかに、Apple Watchやスマホで開閉できる機能も付いています。
来客の際に、自動で開けることができるので、受付業務の省略も可能です。
オフィスをDX化することによって、３つのメリットがあるということを説明しました。
・業務の効率化
・コストの削減
・働き方改革の促進
今までは、オフィスが無いと仕事ができないのが当たり前でしたが、メタバース技術を利用したバーチャルオフィスの登場によって、リアルでのオフィスの重要性が薄れてきています。
全ての業務をオンライン上で完結すれば、実際にオフィスを持たなくても仕事ができる時代になりました。
しかし、オフィスのDX化を進める前に、まずは、自社で抱えている課題を見つけ出すことが重要です。
本記事では会社で抱えている課題を解決するサービスを3つ紹介しました。
・オフィスのメタバース化
・書類の電子化
・クラウドの入退管理
ぜひ、今回紹介した内容を参考にして、社内のオフィスDX化に役立ててください。
また、メタバースについてもっと詳しく知りたい、導入してみたいと思った方は以下URLより資料をご覧ください。
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